生産工程の温湿度管理作業自動化・ペーパーレス化
Automation of temperature and humidity management tasks, and paperless operations.
背景・課題
background and Challenges
生産現場において、日々の温湿度管理をおこなう上で、工程管理者が現場設置の温湿度計を1日4回目視確認し、紙管理表に直接記入をおこなっていた。
下記課題から管理者5人工の業務工数改善をおこなうため、温湿度管理の自動化に取り組んだ。
【背景】
各工程での温湿度管理フォームに違いがあり、社内での統一が図られていなかった。
また、温湿度が管理値から逸脱した際の対応（加湿・除湿、エアコン温度設定）や、記入忘れ対策のために正・副2名体制で温湿度管理をおこなっていた。
しかしながら、温湿度コントロール対応の遅れや、ヒューマンエラーをゼロにすることは難しく、定刻に現場へ行き、
温湿度計を確認するという歩行のムダも見られ、温湿度管理のみの作業に5人工必要としていた。
【課題】
・紙媒体作業による記入作業のムダ。
・フォームの違いによる運用のバラつき。
・管理値コントロール作業の遅れの可能性。
・記入忘れ防止のための2名体制。
・歩行のムダ。
創意工夫
Creativity and ingenuity
当初、市販の温湿度管理ツールなどを比較検討し、実運用に合うものの検討をおこなった。
比較検討の結果、自社運用とマッチしないことから、自社内で温湿度センサの製作をおこない、試験運用する方法を選択した。
その後、恒温槽試験などにより機能を確認したうえで、実施検証をおこなった。（試作～検証：約5ヶ月間）
9台まで試作機を製作し各現場にて仮運用を開始した。
仮運用開始から約1年後に台数の増加や通信の安定性を求め、増産を検討したが製作工数や自社製基板の通信安定性の面のデメリットを考え、
再度市販品との比較検討をおこなった。
1年の経過により、機能・費用面でも自社運用にマッチしたものを確認できたため、検証を行ったのち、市販品を有効活用した運用に切り替えた。
成果・結果
Outcomes and results
温湿度管理作業の自動化により、下記工数の削減を達成した。
管理者の作業工数5分/回×4回/日=20分/日の削減。20分/日×20日間稼働×12ヶ月で年間80時間の工数改善に寄与。
管理者人件費年間約10万円の管理業務コスト改善。
社内温湿度管理者（工程）5名により、年間約50万円の改善効果。
月毎での記録用紙の完全ペーパーレス化達成。
自動記録、設定値逸脱時のスマホへのアラート機能により、チェック忘れ防止と温湿度コントロールの改善を達成。
【コスト】：年間約50万円の人件費コストダウン
【人月、時間】：年間約80時間/人の管理業務工数削減
M365機能の有効活用による間接作業の効率化
Improving the efficiency of indirect tasks through M365.
背景・課題
background and Challenges
生産計画を始めとするExcel資料の最新版管理、共有方法が関係者任せとなっており、旧版の生産計画を参照し数量間違いなどのミスが起こっていた。
生産人員（準社員）の勤怠管理においても、紙媒体で関連部門とやり取りがされており、申請と実務の突合せに時間を要していた。
また、社内の共有物（会議室や社有車）においてもダブルブッキングなど同様の課題があった。
M365の機能を有効活用することにより、上記全ての課題を解決できると考え、提案と実行をおこなった。
【背景】
各種フォーム、共有資料が紙媒体またはローカルでの各自運用のため、最新版管理、情報共有の面で下記課題があった。
情報管理工数や品質管理（顧客満足向上）の観点から改善が急務であると判断した。
また、生産計画の改善をおこなう事により、今後の工程ＤＸ化を進めるうえでのヒントを得られると考え改善を実行するに至った。
【課題】
・紙媒体使用による運用管理のムダ、共有の遅れ。
・生産計画のローカル管理による最新版管理の問題。
・勤怠管理の確認業務のムダ、部門間共有の遅れ。
・会議室、社有車予約におけるダブルブッキング問題、社内共有の遅れ
上記、課題・背景から問題を下記の３点に切り分け、アプローチを行った。
⑴生産計画表（Excel）の共有化
⑵生産人員（準社員）勤怠管理改善
⑶会議室・社有車予約改善
⑴生産計画表（Excel）の共有化
⑵生産人員（準社員）勤怠管理改善
⑶会議室・社有車予約改善
成果・結果
Outcomes and results
⑴生産計画共有化による成果
共同編集かつ一元管理により最新版管理の確実化、進捗の見える化を実現。
各PCで最新版を確認できることにより、完全ペーパーレス化達成。
情報の一元管理による品質・納期遵守の改善。
⑵生産人員（準社員）勤怠管理改善による成果
各人員への毎日の勤怠確認（紙媒体で聞き取り）と勤怠確認業務の工数年間約132時間削減。
SharePoint活用による完全ペーパーレス化。
【コスト】：年間約17万円の人件費コストダウン
【人月、時間】：年間約132時間の間接業務工数削減
⑶会議室・社有車予約改善による成果
共同編集かつ一元管理により最新版管理の確実化、ダブルブッキングの防止。
・生産計画、勤怠管理表の紙媒体を削減したことにより、会社がおこなっているSDGｓへの取り組みへ貢献した。
・準社員がいつでもどこでも勤怠申請をおこなうことが出来ることによる従業員満足の向上。
・承認者も同様に、残業有給申請に対し、社外からでも確認、承認業務が出来るようになったことによる従業員満足の向上。
・会議室、社有車予約の共有化により、各自PCで予約状況が見えることになったため、働きやすさの向上に繋がった。
・Outlook、exchange使用により、会議室の予約と同時に参加者への案内も出せることで従業員全体の働きやすさ向上に繋がった。
・M365の活用による従業員のIT知識向上への貢献。
社内書類のワークフロー化
Workflow automation of internal documents.
背景・課題
background and Challenges
【ワークフローの背景課題】
稟議書や出張精算書をはじめとする社内承認書類について、
各自が所定フォームに記入し、紙媒体で回覧・フローをおこなっていた。
承認フローを回す際、下記課題による工数のムダが発生していた。
【課題】
・紙媒体で原紙を回すため、担当者や承認者の手元に原本が残らず、関係者が後から確認しにくい。
・承認フローの進捗が分からない、決裁や清算後の関係者への情報共有が担当者任せ。
・承認者が不在の場合、業務が滞ってしまう。
・フローを回す際、次の回覧者のデスクまで直接提出しに行く必要がある。
成果・結果
Outcomes and results
【結果】
ワークフロー業務のシステム化により、承認業務、データや情報共有の効率を向上することが出来た。
また、社内のワークフローで使用していた紙媒体のペーパーレス化を達成した。
全社員が、社内外（出張先）のどこでもアクセスできるため、働きやすさ向上にも繋がった。
【得られた成果】
・承認・決裁業務がどこでも行えるようになり、業務が滞ることなく、スピーディーになった。
・関係者との共有が容易になり、決裁・清算までの進捗を誰でも確認出来るようになった。
・歩くムダ、承認・確認待ちのムダを省いた。
・過去資料の確認も容易に整理・確認することが出来る。
電話使用業務の効率化
Improving the efficiency of tasks involving phone usage.
背景・課題
background and Challenges
【背景・課題】
外線が掛かってきた際、管理部が一次受付を一括して請け負っており、電話取り次ぎ業務に１人工必要としていた。
電話を取り次ぐ際も全社放送で呼び出しており、受け取る側も近くの固定電話を使用する必要があった。
来客・Web会議中も全社放送が頻繁に鳴るため、作業環境にも懸念があった。
また、業務に使用するスマホとの連携が出来ておらず、出張者への取次ぎがでなかった。
【課題】
・電話取り次ぎ業務への管理部人員拘束。
・全社放送による他業務への悪影響。
・社内電話と業務に使用するスマホのシステム的な連携
成果・結果
Outcomes and results
【結果】
ハイブリットPBX（オンプレ型＋クラウド型の電話交換機）を導入し、業務スマホとの連携を行った。
これにより、スムーズな電話対応を行う事ができ、場所を問わずに（出張先でも）電話を取り次ぐ事が可能となった。
また、業務スマホを統一化しデバイス制御を行うことにより、セキュリティレベルの向上や、業務スマホからメールチェックやグループウェアを使いコミュニケションを取る等幅広い業務活用が可能となった。
【得られた成果】
・社内電話と業務スマホのシステム的な連携を行い、出張先でも外線・内線が取れるようになった。
・ダイヤルイン機能を活用し、代表電話に電話がかからないようにした。これにより、電話取次ぎ業務を７０％削減する事ができた。
・社外でも多様な業務を行える事ができるようになった。